“몇 년 묵은 미수금부터 새 프로그램에 넣으면, 알아서 정리될까요?” 도입 상담에서 가장 먼저 나오는 질문이에요.
결론부터 말씀드리면 기존 미수금부터 넣어도 됩니다. 다만 거래처별 총액 한 줄을 옮기는 방식은 위험해요. 어떤 청구가 남았는지, 일부 입금이 어느 건에 들어갔는지, 상대방이 금액을 다투는지까지 갈라야 다음 조치가 나옵니다.
기존 미수금부터 넣어도 될까요? 📥
넣어도 되지만, 총액이 아니라 청구 건별로 넣어야 해요. 거래처 A의 미수금이 1,800만원이라고 한 줄만 적으면 지금은 편합니다. 그러나 3개월 뒤에는 어느 건의 지급기일이 먼저였는지, 500만원 입금이 어느 건을 줄였는지 설명하기 어려워져요.
최소한 아래 여섯 칸은 있어야 합니다.
| 필수 칸 | 왜 필요한가 |
|---|---|
| 청구일·공급일 | 거래가 언제 생겼는지 확인 |
| 지급기일 | 연체 시작일과 다음 조치 기준 |
| 최초 청구액 | 계약·세금계산서와 대조 |
| 입금액·입금일 | 일부 입금과 충당 내역 확인 |
| 남은 잔액 | 지금 받을 돈 확정 |
| 증빙 위치 | 계약서·거래명세표·대화 기록 연결 |
청구스 공식 자료도 거래처원장을 거래처별 거래 이력과 잔액을 보는 장부로 설명합니다. 핵심은 거래처 이름이 아니라 청구와 입금이 연결된 이력이에요.
무엇부터 옮기고 무엇은 뒤로 미루나요? 🗂
현재 돈을 받아야 하는 거래와 다음 달 다시 청구할 거래부터 옮기면 됩니다. 완납된 과거 5년치를 첫날부터 옮기면 검수할 행만 늘고, 실제 수금 업무는 늦어져요.
우선순위를 네 묶음으로 나누세요.
| 묶음 | 처리 순서 | 이유 |
|---|---|---|
| 지급기일이 지났고 잔액이 확정된 건 | 1 | 바로 안내·담당자 지정 가능 |
| 다음 30일 안에 청구할 반복 거래 | 2 | 새 시스템에서 첫 청구 테스트 가능 |
| 상대방이 금액·품질을 다투는 건 | 3 | 자동 안내보다 증빙·법적 판단이 먼저 |
| 완납된 과거 거래 | 4 | 조회 필요성이 있을 때 추가 |
이 순서를 따르면 첫 주부터 신규 누락을 막으면서, 오래된 미수금도 차근차근 정리할 수 있어요.
확정 잔액과 다툼 있는 금액은 왜 나누나요? ⚖️
보내야 할 메시지가 다르기 때문입니다. 확정 잔액은 지급기일과 입금계좌를 다시 안내하면 됩니다. 반면 거래처가 하자·검수·상계 등을 주장하는 금액에 같은 문구를 자동 발송하면 분쟁을 키울 수 있어요.
다툼 있는 채권에는 다음 칸을 따로 두세요.
- 상대방이 인정하는 금액과 부인하는 금액
- 부인 이유와 우리 답변
- 계약서·검수서·거래명세표·대화 기록 위치
- 마지막 협의일과 다음 회신 기한
- 지급명령·소송·채권신고처럼 놓치면 안 되는 기한
시스템에 채권을 등록하는 것 자체는 법적 조치가 아닙니다. 소멸시효가 임박했다면 이관 작업보다 시효 중단 조치를 먼저 검토하세요.
청구스에서는 어떤 흐름을 기대할 수 있나요? 🔁
청구스는 공식 자료에서 청구서 발송 → 입금 확인 → 연체 안내 → 세금계산서 → 필요 시 추심 연계의 흐름을 설명합니다. 엑셀이 잔액을 보여 주는 데 머물렀다면, 청구 이후의 반복 행동을 이어 주는 쪽에 초점이 있어요.
도입 전에 아래 항목은 실제 계약·온보딩 화면에서 확인해야 합니다.
| 확인 질문 | 확인해야 할 답 |
|---|---|
| 기존 자료 이관 | 거래처만 가능한지, 청구 건·입금 이력도 가능한지 |
| 일부 입금 | 한 청구에 여러 번 들어온 입금을 어떻게 기록하는지 |
| 다툼 채권 | 자동 안내 대상에서 제외하거나 보류할 수 있는지 |
| 담당자 권한 | 대표·경리·영업이 보는 범위를 나눌 수 있는지 |
| 중복 발송 | 이미 보낸 안내와 새 자동 안내가 겹치지 않는지 |
공식 비교 가이드도 계약 전 과거 자료를 어디까지 옮겨 주는지와 추가 비용이 있는지 확인하라고 안내합니다. 그래서 「이관 가능」이라는 한마디보다 필드 단위 답을 받는 것이 중요해요.
청구·입금·연체 흐름을 실제로 확인하려면 청구스에서 우리 회사 이관 범위를 확인해 보세요.
도입 첫 주에는 무엇을 해야 하나요? 📅
첫 주 목표는 모든 자료 이관이 아니라, 잔액이 맞는 한 건을 끝까지 흘려보내는 것입니다.
- 1일차 — 잔액 대사: 회계장부, 통장, 세금계산서를 맞춰 현재 잔액을 확정합니다.
- 2일차 — 거래처 확인: 상호, 사업자등록번호, 담당자 연락처, 청구 수신 주소를 정리합니다.
- 3일차 — 신규 청구 테스트: 내부 또는 협조 가능한 거래처 한 곳으로 청구서를 보냅니다.
- 4일차 — 입금 확인 테스트: 전액·일부 입금이 어떤 상태로 표시되는지 확인합니다.
- 5일차 — 연체 안내 승인: 발송 주기, 문구, 발신자, 제외 거래처를 최종 승인합니다.
장기 연체 100건에 일괄 안내를 먼저 보내지 마세요. 거래처명이나 잔액이 틀렸을 때 한 번에 신뢰를 잃습니다. 한 건을 끝까지 테스트한 뒤 10건, 30건 순으로 넓히는 편이 안전해요.
어떤 회사가 이관 효과를 크게 보나요? ✅
아래 세 가지 중 두 가지 이상이면 효과를 보기 쉬워요.
- 거래처가 20곳 이상이고 청구일이 제각각이다
- 한 달에 한 번 이상 통장과 엑셀을 맞추느라 반나절이 든다
- 담당자가 바뀌면 어떤 거래처에 언제 연락했는지 알기 어렵다
반대로 거래처가 5곳 이하이고 월 청구가 몇 건 안 되며 담당자가 한 명이라면, 잘 만든 거래처원장으로도 충분할 수 있어요. 프로그램은 기능 수가 아니라 빠지는 행동을 줄여 주는지로 판단해야 합니다.
선택 기준을 더 넓게 비교하려면 미수금 관리 도구와 채권추심 서비스의 차이와 매출채권 청구 솔루션 1~3위 비교를 함께 보세요. 이미 45~60일 이상 연체됐다면 착수금 없는 추심 의뢰가 맞는 미수금이 다음 판단에 도움이 됩니다.
정리하면
- 기존 미수금부터 넣어도 되지만 청구 건별 잔액으로 옮기세요.
- 확정 잔액, 분쟁 채권, 회생·파산 채권을 분리합니다.
- 현재 잔액이 있는 거래처와 다음 달 신규 청구를 먼저 옮깁니다.
- 첫 주에는 한 건을 청구부터 입금 확인까지 테스트합니다.
- 등록만으로 시효가 멈추거나 회수가 보장되지는 않습니다.
자주 묻는 질문
기존 미수금을 미수금 관리 프로그램에 먼저 넣어도 되나요?
네. 다만 거래처별 총액 한 줄로 넣지 말고 청구 건별 원금, 지급기일, 입금액, 남은 잔액, 마지막 연락일을 나눠 넣어야 합니다. 다툼 있는 금액은 확정 잔액과 분리하세요.
몇 년 전 미수금도 새 시스템으로 옮기면 되나요?
옮길 수는 있지만 먼저 소멸시효와 회생·파산 여부를 확인해야 합니다. 시스템에 등록하는 것만으로 소멸시효가 멈추지는 않습니다.
거래처 목록과 과거 거래를 모두 한 번에 옮겨야 하나요?
아니에요. 현재 잔액이 남은 거래처와 다음 달 반복 청구 대상부터 옮기고, 완납된 과거 거래는 조회 필요성이 있을 때 추가하는 편이 안전합니다.
다툼 있는 미수금은 어떻게 표시하나요?
정상 청구와 섞지 말고 분쟁 사유, 상대방 주장 금액, 우리 주장 금액, 보유 증빙, 다음 법적 기한을 별도 칸으로 관리하세요. 자동 안내 대상에서도 우선 제외하는 편이 낫습니다.
청구스가 과거 미수금을 자동으로 받아 주나요?
아니에요. 청구스는 청구·입금 확인·연체 안내·추심 의뢰 흐름을 관리하는 도구입니다. 등록만으로 회수가 보장되지 않고, 오래된 채권은 증빙과 시효를 따로 판단해야 합니다.
도입 첫 주에 무엇까지 끝내면 되나요?
잔액 대사, 거래처 담당자 확인, 신규 청구 1회 테스트, 입금 확인 테스트, 연체 안내 문구 승인까지 끝내면 됩니다. 추심 의뢰나 장기 연체 일괄 발송은 그다음 주로 미루세요.